Zgodnie z odpowiedzią z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej ,,zasady dokumentowania okresów niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty uregulowane zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 roku w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno - rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. z 1983 r., Nr 39, poz. 353 z późn. zm). Zgodnie z w/w rozporządzeniem środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia dla celów emerytalno - rentowych dla pracowników są zaświadczenia zakładu pracy wystawione według wzoru ustalonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (aktualnie druk Rp7), albo legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy dotyczące zatrudnienia i wysokości osiąganych zarobków. Dowody z dokumentów dotyczące zarówno okresów zatrudnienia, jak również zarobków powinny być dołączone do wniosku w oryginale. W związku z faktem, że do czasu wejścia w życie przepisów ustawy z dnia 17 października 1991 roku o rewaloryzacji emerytur i rent, oraz zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 104, poz. 450), oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie  zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U. Nr 10, poz. 35) przedłużającego okres przechowywania dokumentacji płacowej - dla dokumentacji tej obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi przepisami. Osoby te mają możliwość przedstawienia  organowi rentowemu innych dokumentów świadczących o wysokości ich zarobków. Jeżeli nie zachowała się dokumentacja płacowa, to pracodawca może wydać zaświadczenie o wynagrodzeniu na podstawie zachowanych akt osobowych, w oparciu o dane zawarte np.: w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danej osoby. Pracodawca jest zobowiązany podać na podstawie jakiej dokumentacji wystawiono zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia. W sytuacji, w której dokumenty świadczące o okresach zatrudnienia, oraz wysokości zarobków zostały zniszczone przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 roku w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno - rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. z 1983 roku, Nr 39, poz. 353 z późn. zm.) umożliwiają osobie ubezpieczonej przedstawienia dokumentacji zastępczej wysokości wynagrodzenia, którą stanowią kserokopie, odpisy oraz wyciągi z akt osobowych pracownika. Na jej podstawie organ rentowy może ustalić wysokość wynagrodzenia, która można uwzględnić do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia. Biorąc powyższe pod uwagę w sytuacji, w której osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia emerytalno - rentowego, oraz wyliczenie jego wysokości nie dysponuje dokumentacją płacową, legitymacją ubezpieczeniową lub dokumentacją zastępczą, na podstawie, której organ rentowy może stwierdzić wysokość wynagrodzenia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie ma podstaw do wyliczenia podstawy wymiaru świadczenia. Ubezpieczony niezadowolony z decyzji wydanej przez organ rentowy ma możliwość skierowania sprawy do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych celem jej weryfikacji.’’